Objectif : centraliser la gestion des réunions et des compte-rendu
Cas d’usage : j’anime des réunions récurrentes et je souhaite harmoniser le déroulé et la gestion du compte-rendu
Etapes
1 carte = 1 réunion
=> Préparer la réunion
1- Structurez votre carte réunion avec les champs date, participants, ordre du jour, un champ « relationship » avec les liens vers la carte détail les sujets qui von être traités.
Configurez des cartes récurrentes pour créer des cartes automatiquement selon la période choisie.
2- Ajoutez un rappel pour les personnes assignées ou une règle d’envoi d’email automatique pour inviter à préparer la réunion
=> Déroulé de la réunion
1- Utiliser la carte comme Support de la réunion : ODJ, ouverture des sujets liés via le champ relation de cartes
2- Si la discussion nécessite de planifier les tâches, utilisez les sous-cartes avec leur propre structure de “to do”
Une vue sur les “to do” pourrait être utile pour consulter l’avancement.
3- Pendant la réunion, la personne en charge des notes les intègre dans le champ prévu à cet effet ou dans un document hors Kantree que vous ajouterez dans un champ de type “url”.
=> Après la réunion
1- Une fois la relecture du compte-rendu faite, signalez-le dans les commentaires pour informer les participants s’ils souhaitent préciser.
Vous pouvez aussi imaginer une règle d’automatisation via un bouton sur la carte qui enverrait un email pour les informer avec une date de clôture du compte rendu et/ou pour leur adresser le compte-rendu validé.
Pour alléger votre workspace Réunions, créez des vues par semestre ou année.
L’équipe Kantree réfléchit à des évolutions concernant les réunions, les documents collaboratifs, les discussions pour fluidifier encore ce cas d’usage. Stay tuned 