La fin d’année / début d’année est l’occasion de préparer vos espaces de travail pour l’année à venir.
Voici de bonnes pratiques :
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Exporter les données de votre workspace pour vous créer une sauvegarde
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Archiver les cartes
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Créer un nouvel espace de travail annuel
1) Sauvegarde des données
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Export des données vers un tableur
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Copie du workspace pour sauvegarde
Si vous comptez réutiliser le même workspace, vous pouvez faire une copie en l’état et la conserver dans votre Organisation de manière visible ou vous pouvez l’archiver.
2)Archiver les cartes
Pour cela vous pouvez :
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Créez une vue avec un filtre correspondant aux cartes nécessitant d’être archivées. Vous pouvez conserver cette vue pour le faire plusieurs fois par an.
Depuis cette vue, une fois les cartes sélectionnées, faites clic droit « Tout sélectionner » puis « Archiver toutes les cartes ».
Cette opération peut prendre plusieurs minutes. Vous pouvez sortir de cette vue et continuer vos activités pendant cette opération.
- Mettre en place une automatisation
Créez une règle qui va archiver vos cartes au fur et à mesure
Et bien sûr, vérifiez dans vos vues dans le menu Apparence que « Archivées » n’est pas coché (évite le chargement de ces cartes dans la vue)
3)Créer un workspace annuel
Si vous souhaitez reprendre chaque année la même base de workspace, vous pouvez copier le workspace sans copier les cartes pour garder uniquement la structure en activant l’option « Utiliser uniquement la structure du workspace, ne pas copier les cartes »
